Formation

IA Claude appliquée aux Services Administratifs

Cette formation aide les collaborateurs des services administratifs à utiliser Claude pour automatiser et accélérer une grande partie des tâches récurrentes de leur quotidien. Elle aborde notamment la rédaction de courriers et d’e-mails, la préparation de documents, la synthèse d’informations, les comptes rendus de réunion, l’organisation du planning, les relances, les procédures et le suivi des activités. L’objectif est de réduire le temps consacré aux tâches administratives répétitives afin de permettre aux équipes de se concentrer davantage sur les missions à plus forte valeur ajoutée.

Une formation essentiellement pratique, basée sur des cas concrets, des prompts structurés et des livrables directement réutilisables dans votre activité.

24 moduleset leurs cas pratiques

Intermédiaireniveau de la formation

Programme

24 modules

1Diagnostic des tâches administratives :

Claude consolide l’enquête sur le temps passé par agent et par catégorie, contrôle les heures déclarées par rapport aux heures contractuelles, repère les doubles saisies et les irritants, estime le potentiel de l’IA avec des hypothèses visibles, priorise les tâches à traiter en premier et rédige la feuille de route présentable au DG.

2Agenda et rendez-vous :

Claude consolide les agendas par personne et par jour, détecte les chevauchements, les trajets et les tampons manquants, applique les règles de la direction (fériés, mission, vendredi après-midi), propose des arbitrages justifiés, trouve des créneaux libres pour chaque demande en attente et vérifie que le planning final est sans conflit.

3Suivi des échéances et relances :

Claude calcule les retards et délais en jours ouvrés, priorise les dossiers selon le retard et l’enjeu, croise l’échéancier avec le courrier et les courriels, repère les doublons et les dates incohérentes, distingue une relance d’une réponse due et rédige des relances graduées.

4Courrier entrant et sortant :

Claude contrôle la numérotation du registre et les doublons, calcule les délais de transmission et de réponse en jours ouvrés, rapproche chaque réponse du courrier arrivé, compare le registre aux comptages manuels, priorise les courriers à relancer et signale les incohérences à vérifier.

5Courriels et boîte partagée :

Claude classe chaque courriel par famille et par priorité, détecte l’hameçonnage et les faux changements de RIB, protège les données personnelles, rapproche les courriels du registre, de l’échéancier et de l’agenda, rédige des réponses sans engagement et trace qui valide et qui transfère.

6Rédaction de courriers administratifs :

Claude rédige des courriers clairs en trois parties, applique la charte rédactionnelle et les mentions légales à jour, croise les consignes du DG, les notes et le registre, signale les contradictions entre pièces, neutralise les engagements non validés et prépare le parapheur du signataire.

7Réclamations et courriers sensibles :

Claude croise six sources en une chronologie, calcule les échéances en jours ouvrés, repère les faits contradictoires, rédige un accusé de réception immédiat, propose une réponse prudente sans aveu non validé et liste les actions internes à mener.

8Correspondance en langues étrangères :

Claude traduit la lettre en intégralité avec un glossaire, extrait les demandes et le délai, croise registre, échéancier, agenda et mission, rédige la réponse en italien avec sa version française de travail et alerte sur les risques avant signature (visa, exclusivité, relances).

9Gestion documentaire :

Claude inventorie les fichiers du répertoire « Commun » par dossier et par auteur, détecte versions, doublons et noms non explicites, repère les données sensibles, propose un plan de classement par fonction, génère un nouveau nom par formule et rédige les règles et la mise en œuvre.

10Archivage :

Claude lit le référentiel des durées de conservation, applique durée d’utilité et sort final à chacune des 95 boîtes, calcule la fin de la durée d’utilité, contrôle années, localisation et boîtes mélangées, sélectionne les boîtes éliminables et rédige le projet de bordereau avec ses visas.

11Extraction de données de documents :

Claude lit les 14 fiches du PDF, extrait leurs champs dans un tableau, normalise les téléphones et adresses électroniques, contrôle consentement, dates et société, rapproche les fiches du fichier des contacts et prépare l’export pour le module 12.

12Fichiers de contacts et annuaires :

Claude normalise la casse, les espaces et les téléphones, harmonise villes et sociétés par table, dédoublonne avec une clé et une fiche conservée, intègre les contacts du salon ayant donné leur accord, contrôle consentement, civilité et dates et synthétise les corrections à faire.

13Modèles de documents :

Claude lit les six modèles existants et les deux chartes, compare chaque mention à la fiche signalétique, liste les corrections modèle par modèle, rédige les modèles corrigés, balise les champs entre crochets et signale les informations manquantes.

14Organisation des réunions :

Claude totalise les durées demandées, minute l’ordre du jour avec une pause, rédige la convocation selon la charte, contrôle capacités et équipements des salles, détecte les doubles réservations et les jours fériés et propose une salle ou une date alternative.

15Comptes rendus et procès-verbaux :

Claude développe les initiales et abréviations des notes brutes, structure chaque point (échanges et décision), extrait les décisions avec responsable et échéance, croise notes, suivi des décisions et pièces, calcule retards et délais de diffusion et signale ambiguïtés et incohérences.

16Synthèse de documents longs :

Claude lit le rapport en entier, tableaux compris, le résume en cinq points pour le DG, recalcule totaux, gains et retour sur investissement, rapproche chaque constat des pièces internes, questionne les chiffres sans source et propose la suite à donner au comité.

17Préparation de dossiers de réunion :

Claude minute l’ordre du jour et repère les dépassements, inventorie les pièces reçues et manquantes, résume chaque point en une fiche, croise échéancier, agenda, registre et courriels, signale dates contradictoires et doublons et planifie la constitution du dossier.

18Organisation des déplacements :

Claude extrait les exigences de la demande de mission, compare chaque offre de vol et d’hôtel aux critères, calcule horaires, transferts et nuits, contrôle passeport, visa et options, construit le programme jour par jour et liste les actions avec leurs dates limites.

19Accueil physique et téléphonique :

Claude calcule le taux de décroché par heure et par créneau, simule l’effet d’une relève à la pause, contrôle le registre (départs, badges, pièces d’identité), rapproche statistiques manuelles et réclamation, rédige le guide d’accueil et les scripts à jour et ne garde que les données utiles.

20Notes de service et communication interne :

Claude rédige des notes courtes et numérotées, croise chaque date et chaque adresse, signale les contradictions entre pièces, ordonne la diffusion selon l’urgence, corrige les réponses orales dépassées et structure une FAQ par thème avec ses sources.

21Demandes internes et formulaires :

Claude calcule les délais en jours ouvrés, les ventile par type, canal, service et mois, rapproche le registre des statistiques manuelles, liste les demandes en souffrance, conçoit le formulaire par type de demande et organise le circuit avec ses référents.

22Tableau de bord du secrétariat :

Claude recalcule les indicateurs à partir des registres, les rapproche des comptages manuels, compare chaque mois aux objectifs du DG, explique les écarts avec les pièces du dossier, commente le mois en une page et propose les actions du mois suivant.

23Procédures administratives :

Claude compare chaque règle de 2019 aux objectifs du DG, rassemble les constats chiffrés des modules précédents, qualifie type d’écart et gravité, priorise avec un barème en formules, rédige une fiche par procédure et signale les seuils à valider.

24Bibliothèque de prompts du service :

Claude lit les prompts des 23 modules, les classe par étape et par tâche, les généralise en remplaçant le cas par des champs entre crochets, documente usage, pièces à fournir et livrable, encadre le tout par des règles communes et des contrôles humains et transmet une méthode pour en écrire de nouveaux.

Tarek Mnaffakh, formateur de Talentis Expert Academy

Votre formateur, Tarek Mnaffakh

Expert-comptable, plus de 25 ans d’expérience, en audit, dont KPMG Tunisie, puis en direction financière. La formation avance par démonstrations pas à pas, exercices d’application et cas concrets d’entreprise.

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